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Datenschutz-Information für Studienbewerber der Katholischen Hochschule Mainz

Im Folgenden erklären wir, wie wir im Rahmen des Zulassungs- und Einschreibeverfahrens sowie im Studium Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage des Gesetzes über den Kirchlichen Datenschutz (KDG) verarbeiten und halten weitere in diesem Zusammenhang relevante Informationen bereit.

1.      Wer ist verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und an wen können Sie sich bei Fragen zum Datenschutz wenden?

Gemeinnützige Gesellschaft zur Förderung von Wissenschaft und Bildung mbH
vertreten durch die Geschäftsführung
Saarstrasse 1
55122 Mainz

Telefon +49 6131 21887-0

E-Mail: geschaeftsstelle[at]gwb-mainz(dot)de

Wenn Sie Fragen zum Datenschutz in Verbindung mit unserer Internetseite oder den dort angebotenen Service-Leistungen haben, dann wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten:

Datenschutzbeauftragter der Katholischen Hochschule Mainz

E-Mail: datenschutz[at]bistum-mainz(dot)de

2.      Welche Daten werden verarbeitet?

Im Rahmen der Online-Bewerbung bzw. Online-Einschreibung werden folgende personenbezogene Daten erhoben:

  • Persönliche Angaben: Name, Geburtsname, Vorname, Geschlecht, akademischer Titel, Geburtsdatum und -ort, Staatsangehörigkeiten, Heimatanschrift, ggf. weitere Anschriften, Telefonnummer(n), E-Mail-Adresse

  • Angaben zum gewünschten Studiengang: Abschluss, Studienfach bzw. Studienfächer, Studienform

  •  Angaben zur Hochschulzugangsberechtigung: Art, Datum und Ort, Kreis und Staat des Erwerbs, Durchschnittsnote (beglaubigte Kopie)

  • Ggfs Hochschulzeugnisse in beglaubigter und übersetzter Form

  • Angaben zur Erstimmatrikulation und zu bereits absolvierten Semestern: Bezeichnung, Ort und Staat der Hochschule sowie Jahr und Semester der Ersteinschreibung, Anzahl bereits absolvierter Hochschulsemester, Urlaubssemester, Praxissemester, Semester am Studienkolleg

  • Angaben zu bereits abgelegten Abschlussprüfungen: Hochschule bzw. Staat der Prüfung, Abschluss, Studienform, Studienfächer, Datum und Durchschnittsnote der Abschlussprüfung

  • Angaben nach der Studenten-Krankenversicherungs-Meldeverordnung nach erfolgter Immatrikulation

  • Angaben zur Berufspraxis: Berufsabschluss, Praktikum/Volontariat, Dauer der berufspraktischen Tätigkeit

  • Angaben zu ehrenamtlichen Tätigkeiten

Bei internationalen Bewerbern mit ausländischem Bildungsnachweis zusätzlich:

  • Korrespondenzadresse

  • Angaben zu Deutschkenntnissen inkl. Niveau, Stundenanzahl, Bezeichnung Sprachzeugnis

  • Anerkennungsnachweis der Hochschulzugangsberechtigung

  • Beglaubigte Kopien und Übersetzungen der HZB

Für die Zulassung und Immatrikulation sind Sie zur Bereitstellung dieser Daten verpflichtet.

 

Mit der Immatrikulation zum Studium und im Verlauf des Studiums werden zusätzlich folgende weitere Daten erhoben und verarbeitet:

  • Ein Passbild für den Studierendenausweis
  • Hörerstatus, Art des Studiums, Form des Studiums
  • Fachbereich, in dem das Wahlrecht ausgeübt werden soll
  • Studienbezogene Auslandsaufenthalte mit Angaben zur Dauer des Aufenthaltes, des Staates, der Art des Auslandsaufenthaltes und der Art des Mobilitätsprogramms
  • Zeiten der Beurlaubung des Studiums und des Teilzeitstudiums
  • Gebühreneingänge (Überweisungsdaten)
  • Beitragsbefreiungen
  • Belegte und absolvierte oder anerkannte Prüfungen/Module mit Datum und Ergebnis der Prüfung
  • KK-Versicherungsmeldung
  • Vorpraktikumsnachweis
  • Ggfs. Exmatrikulationsbescheinigung von vorherigen Studien
  • Formulare: Zustimmung Datenspeicherung, WLAN-Nutzung

 

3.      Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir personenbezogene Daten?

Die Katholische Hochschule Mainz erhebt und verarbeitet die von Ihnen im Rahmen der Bewerbung/Immatrikulation erfragten personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken:

  • für den Zugang zum Studium (Bewerbungsverfahren inklusive Zulassungsermittlung, Immatrikulation)

  • für die Durchführung eines Studiums

  • für die Prüfungsverwaltung

  • für die Nutzung von Einrichtungen der Universität (Rechenzentrum, Universitätsbibliothek, Sprachenzentrum)

  • zur Erfüllung von Aufgaben im Rahmen der Hochschulstatistik nach Maßgabe des Hochschulstatistikgesetzes und weiterer universitätsinterner statistischer Zwecke

 

4.      An wen geben wir Ihre personenbezogenen Daten weiter?

4.1 Statistik

Die Daten zur Hochschulstatistik werden anonymisiert an das Landesamt Rheinland-Pfalz für Statistik übermittelt.

4.2 Übermittlung von Daten an die zuständige Krankenkasse

Im Falle einer gesetzlichen Krankenversicherung der/des versicherungspflichtigen Studierenden erfolgt nach Immatrikulation sowie bei Exmatrikulation eine Meldung an die Krankenkasse. Im Rahmen dieser Meldung wird der Name, Geburtsdatum, Anschrift, Matrikelnummer und Krankenversicherungsnummer und das Datum der Einschreibung oder Exmatrikulation übermittelt. Gemäß 199a SGB V besteht die gegenseitige Meldepflicht bezüglich der Krankenversicherung zwischen Krankenkassen und Hochschulen.

4.3 Studierendenwerk

Die Katholische Hochschule Mainz übermittelt personenbezogene Daten der Studierenden an das Studierendenwerk nur, soweit diese die Daten zur rechtmäßigen Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Dies betrifft insbesondere die Mitteilung der Exmatrikulation von Studierenden auf Anfrage des Studierendenwerkes.

4.4 Zentrum für Qualitätssicherung und -entwicklung (ZQ) Hochschulevaluierungsverbund Südwest e.V.

Im Rahmen der Absolventenbefragung.
Darüber hinaus werden Ihre Daten nicht an Dritte weitergegeben. Übermittlung von Daten an die zuständige Krankenkasse

5.      Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Daten von nicht immatrikulierten Studienbewerberinnen und Studienbewerbern werden in folgenden Fällen nach zwei Semester gelöscht:

  • wenn Sie nach Online-Einschreibung die weiteren Immatrikulationsnachweise nicht geführt haben

  • wenn sie nach Zulassung einen Studienplatz nicht angenommen haben

  • wenn sie nach der Immatrikulation ihren Studienplatz zurückgegeben haben bzw.

  • wenn der Studienplatz versagt, wurde

Bei einer Immatrikulation werden personenbezogene Daten nach Wegfall des Verarbeitungszweckes und der jeweiligen Aufbewahrungsfrist gelöscht.

Folgende Daten werden in jedem Fall länger gespeichert, um Studentinnen und Studenten auch noch nach ihrem Ausscheiden aus der Katholischen Hochschule Mainz Auskünfte über Ihre Studienzeiten, insbesondere für Rentenversicherungsnachweise, geben zu können:

  • Familien- und Vorname, Geburtsname, Geburtsdatum und -ort, Geschlecht, Staatsangehörigkeit

  • Studiengang, Matrikelnummer

  • Praxis- und Urlaubsemester, sonstige Studienunterbrechungen

  • Studienverlauf (nötig z.B. um HS festzustellen)

  • Ergebnis und Datum der Abschlussprüfung

  • Datum der Immatrikulation und Exmatrikulation sowie der Exmatrikulationsgrund

  • Zeugnisse und Urkunden (Papierform)

  • Erworbene Zertifikate (Papierform)

  • HZB (Papierform)

  • Zulassungsvoraussetzungen (Papierform)

  • Ausbildungsvertrag (Papierform

  • Exmatrikulationsantrag (Papierform)


6.      Ihre Rechte

Sie haben uns gegenüber folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:

  • Recht auf Auskunft: Sie können jederzeit Auskunft darüber verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten bei uns über Sie gespeichert sind. Die Auskunftserteilung durch uns ist für Sie kostenfrei. Das Recht auf Auskunft besteht nicht oder nur eingeschränkt, wenn und soweit durch die Auskunft geheimhaltungsbedürftige Informationen offenbart würden, bspw. Informationen, die einem Berufsgeheimnis unterliegen.

  • Recht auf Berichtigung: Wenn Ihre personenbezogenen Daten, die gespeichert sind, unrichtig oder unvollständig sind, haben Sie das Recht, jederzeit die Berichtigung dieser Daten zu verlangen.

  • Recht auf Löschung: Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn und soweit die Daten für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr benötigt werden oder, wenn die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben. In diesem Fall müssen wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einstellen und diese aus unseren IT-Systemen und Datenbanken entfernen. Ein Recht auf Löschung besteht nicht, soweit

-     die Daten aufgrund einer gesetzlichen Pflicht nicht gelöscht werden dürfen oder aufgrund einer gesetzlichen Pflicht verarbeitet werden müssen;

-     die Datenverarbeitung erforderlich ist zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.

  • Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie haben das Recht, die von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten sowie das Recht, dass diese Daten an einen anderen Verantwortlichen übermittelt werden. Dieses Recht besteht nur, wenn

-     Sie uns die Daten auf der Grundlage einer Einwilligung oder aufgrund eines mit Ihnen abgeschlossenen Vertrages zur Verfügung gestellt haben;

-     die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.

  • Recht auf Widerruf: Wenn wir Ihre Daten aufgrund einer Einwilligung verarbeiten, haben Sie das Recht, diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die bis zu diesem Zeitpunkt erfolgte Verarbeitung bleibt jedoch rechtmäßig.

  • Recht auf Widerspruch: Wenn die Verarbeitung Ihrer Daten auf der Grundlage einer Interessenabwägung erfolgt, können Sie jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen.

Alle der oben beschriebenen Betroffenenrechte können Sie uns gegenüber geltend machen, wenn Sie Ihr konkretes Begehren per E-Mail an den Datenschutzbeauftragten richten.

  • Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde  

Datenschutzstelle der (Erz-)Diözesen Freiburg, Fulda, Limburg, Mainz, Rottenburg-Stuttgart, Speyer und Trier

Frau Ursula Becker-Rathmair
Roßmarkt 23
60311 Frankfurt


Telefon +49 69 800 8718 800
E-Mail   u.becker-rathmair[at]kdsz-ffm(dot)de

Sie haben jederzeit das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt.

 

Stand: August 2022